Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Sebastian Boguslaw
c/o flexdienst – #11482
Kurt-Schumacher-Straße 74
67663 Kaiserslautern
Deutschland
E-Mail: kontakt@velorabot.de
Telefon: +49 015679 188282

Weitere Angaben findest du im Impressum.

Diese Erklärung gilt für (a) die Website und das Web-Dashboard von Velora sowie (b) den Discord-Bot „Velora“ auf den Discord-Servern, auf denen er eingesetzt wird. Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit das zur Bereitstellung dieser Angebote erforderlich ist.

Beim Aufruf unserer Seiten verarbeitet der Server technisch notwendige Daten, die dein Browser automatisch übermittelt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, aufgerufene URL, übertragene Datenmenge, Statuscode sowie Browser- und Betriebssysteminformationen (User-Agent).

• Zweck: Auslieferung der Seiten, Sicherstellung von Stabilität und Sicherheit, Abwehr von Missbrauch.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren und stabilen Betrieb).
• Speicherdauer: Logdaten werden nur so lange aufbewahrt, wie es für diese Zwecke erforderlich ist.

Für den Betrieb setzen wir einen Hosting-Anbieter ein, der die Daten in unserem Auftrag verarbeitet und dabei an unsere Weisungen gebunden ist.

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies. Sie werden bei der Anmeldung im Dashboard gesetzt und dienen dazu, deine Sitzung zu erkennen und die Anmeldung gegen Fälschungsangriffe abzusichern (Sitzungs-Cookie, CSRF-Token, Rücksprungadresse).

• Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Wir setzen keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-Cookies ein und binden keine entsprechenden Dienste ein.
• Du kannst Cookies in deinem Browser löschen oder blockieren; die Anmeldung im Dashboard ist dann allerdings nicht möglich.

Lokale Speicherung im Browser: Zusätzlich legt das Dashboard auf deinem Gerät (Local Storage) einige Einstellungen ab, die nicht an uns übertragen werden. Dazu gehören zuletzt verwendete Emojis und dein Hautton-Wunsch, zuletzt gewählte Kanäle je Server sowie der Hinweis, ob du Benachrichtigungen aktiviert hast. Sie dienen allein der Bedienung, die du ausdrücklich nutzt (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Du kannst sie jederzeit in den Browser-Einstellungen löschen.

Die Anmeldung erfolgt über „Anmelden mit Discord“ (OAuth2). Dabei wirst du zu Discord weitergeleitet und bestätigst dort die Freigabe. Wir erhalten von Discord die folgenden Angaben (Berechtigungen „identify“ und „guilds“):

• deine Discord-Nutzer-ID, deinen Anzeigenamen und dein Profilbild,
• die Liste der Server, auf denen du Mitglied bist, samt deiner Berechtigungen dort.

Die Server-Liste benötigen wir ausschließlich, um festzustellen, welche Server du verwalten darfst („Server verwalten“ oder Administrator), und um dir nur diese anzuzeigen. Der von Discord ausgestellte Zugriffstoken wird verschlüsselt in deinem Sitzungs-Cookie gehalten; dein Discord-Profil wird nicht dauerhaft in unserer Datenbank gespeichert. Mit dem Abmelden endet die Sitzung.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung des Dashboards) bzw. lit. f (Absicherung des Zugriffs).
• Widerruf: Du kannst die Freigabe jederzeit in den Discord-Einstellungen unter „Autorisierte Apps“ entziehen.

Im Dashboard kannst du optional Push-Benachrichtigungen aktivieren, zum Beispiel bei neuen Tickets, neuen Voice-Support-Fällen, neuen Formular-Einreichungen, Abwesenheitsanfragen oder Beförderungen, die auf Freigabe warten, auf einem Server, den du verwaltest. Dein Browser fragt dafür zuerst nach deiner Zustimmung. Ohne diese Zustimmung findet keine Verarbeitung statt.

Wenn du zustimmst, speichern wir:

• die technische Adresse deines Browsers beim Push-Dienst samt den dazugehörigen Schlüsseln (sogenannter „Endpoint“),
• deine Discord-Nutzer-ID,
• die IDs der Server, für die du Meldungen erhältst,
• eine auf 120 Zeichen gekürzte Browser-Kennung (User-Agent) sowie den Zeitpunkt der Anmeldung.

Die Benachrichtigung selbst enthält nur kurze Angaben wie „Neues Ticket #T-42“ mit Kategorie und Servername, den Formularnamen und Nutzernamen, bei einer Abwesenheitsanfrage Name und Dauer (ohne Grund) oder bei einer Beförderung Name und neuen Rang, jeweils mit einem Link ins Dashboard. Antworten aus Formularen sind nie enthalten. Sie wird über den Push-Dienst deines Browser-Anbieters zugestellt (z. B. Google, Mozilla oder Apple); diese erhalten dafür den Meldungstext und die technische Adresse deines Geräts.

• Rechtsgrundlage: deine Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie § 25 Abs. 1 TDDDG.
• Widerruf: jederzeit, indem du die Benachrichtigungen im Dashboard (Glocken-Symbol) ausschaltest oder die Berechtigung in deinen Browser-Einstellungen entziehst. Mit dem Ausschalten löschen wir dein Abonnement; vom Push-Dienst als ungültig gemeldete Abonnements entfernen wir automatisch.
• Speicherdauer: bis zum Widerruf oder bis das Abonnement ungültig wird.

App-Installation

Du kannst das Dashboard als App installieren. Dafür wird in deinem Browser ein sogenannter Service Worker registriert, der ausschließlich Benachrichtigungen entgegennimmt und beim Antippen die passende Seite öffnet. Er speichert keine Seiteninhalte und überträgt keine Daten an uns, die über die normale Nutzung des Dashboards hinausgehen.

Im Dashboard kann dir als Server-Verwalter optional die Frage „Wie gefällt dir Velora?“ angezeigt werden. Die Teilnahme ist freiwillig.

Wenn du Feedback abgibst, speichern wir:

• deine Sternebewertung und, falls du ihn schreibst, deinen Text,
• deine Discord-Nutzer-ID und die ID des Servers,
• ob du der Veröffentlichung zugestimmt hast, sowie den von dir angegebenen Anzeigenamen,
• den Zeitpunkt der Abgabe. Wählst du „Später“, speichern wir, wann du die Karte weggeklickt hast, damit sie nicht sofort wiederkommt.

Auf der Startseite velorabot.de wird dein Text mit deinem Anzeigenamen nur gezeigt, wenn du die Veröffentlichung ausdrücklich angekreuzt hast und das Velora-Team das Feedback freigegeben hat. Sterne ohne Veröffentlichungswunsch bleiben intern.

• Rechtsgrundlage: deine Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (für die Veröffentlichung), und unser Interesse an der Verbesserung des Dienstes, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (für die interne Auswertung).
• Widerruf: jederzeit über den Support. Wir blenden dein Feedback dann aus oder löschen es.
• Speicherdauer: bis zum Widerruf oder bis zur Löschung deiner Daten.

Zur Darstellung von Server-Icons und Profilbildern lädt dein Browser Bilddateien direkt von den Servern von Discord (cdn.discordapp.com). Die Emoji-Auswahl im Dashboard kann Emoji-Grafiken von einem Content-Delivery-Network (jsDelivr) laden. Dabei wird technisch bedingt deine IP-Adresse an den jeweiligen Anbieter übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (funktionsfähige, ansprechende Darstellung). Unter status.velorabot.de betreiben wir zudem eine Statusseite (Uptime Kuma), die nur den Betriebszustand von Bot, Dashboard und Website zeigt; dabei fallen die üblichen Server-Logfiles an (siehe Nr. 3).

Velora wird von Server-Betreibern auf Discord-Servern eingerichtet. Je nach aktivierten Modulen verarbeitet der Bot folgende Daten:

• Allgemein: Server-, Kanal-, Rollen- und Nutzer-IDs (Discord-Snowflakes) sowie die vom Server-Betreiber gewählten Einstellungen.
• Tickets: Ersteller, Bearbeiter, Kategorie, Zeitstempel, Antworten auf Formularfelder, Bewertungen sowie das Transkript (Nachrichtentexte, Anzeigenamen, Profilbild-Links und Zeitpunkte der Nachrichten in Ticket-Kanälen). Bilder, Videos und andere Dateianhänge aus Ticket-Kanälen (bis zu 25 MB je Datei, bis zu 10 Dateien je Nachricht) werden zusätzlich auf dem Server gespeichert und im Transkript angezeigt. Das Transkript kann der Ticket-Ersteller über einen persönlichen Link und das Team im Dashboard einsehen; die Anhänge werden gelöscht, sobald das zugehörige Ticket gelöscht wird.
• Voice Support: Nutzer-ID, Zeitpunkte (Beitritt, Übernahme, Ende), zuständiges Teammitglied, interne Notizen und Bewertung. Sprachinhalte werden nicht aufgezeichnet. Hochgeladene Wartemusik-Dateien werden auf dem Server gespeichert.
• Moderation: Verwarnungen (auf Wunsch mit Ablaufdatum), Mutes, Kicks, Bans und Auto-Mod-Eingriffe mit Nutzer-ID, Moderator, Grund und Zeitpunkt; beim optionalen „Honeypot“ zusätzlich Nutzer-ID, Anzeigename und ein gekürzter Nachrichtentext der Person, die in den Köderkanal geschrieben hat (letzte 100 Treffer je Server); Meldungen (Reports) mit Melder, gemeldeter Person und Begründung.
• Vorschläge: Inhalt des Vorschlags, Ersteller, Abstimmungen (Nutzer-ID und Dafür/Dagegen) sowie Entscheidung samt Begründung sowie – falls aktiviert – der Bearbeitungs-Status (In Bearbeitung/Fertiggestellt) mit bearbeitender Person und Zeitpunkt.
• Willkommen/Abschied und Auto-Rollen: Beim Beitritt bzw. Austritt eines Mitglieds werden dessen Name und Profilbild für die konfigurierte Nachricht verwendet; Rollen werden automatisch vergeben.
• Giveaways: Teilnahme (Nutzer-ID, Anzeigename, Zeitpunkt, Anzahl der Lose einschließlich Bonus-Losen), Gewinner mit Status (z. B. eingelöst) sowie – für die Teilnahmebedingungen – die Prüfung von Rollen, Beitrittsdatum und Account-Alter. Die Ziehung erfolgt per Zufall. Gewinner erhalten je nach Einstellung eine Direktnachricht, eine Rolle und/oder ein Ticket.
• Embed Builder: Vom Server-Betreiber erstellte Nachrichten (Texte, Felder, Bild-Links, Zeitplan) sowie Kanal- und Nachrichten-IDs. Im Dashboard hochgeladene Bilder werden auf dem Server gespeichert und über öffentliche Links ausgeliefert, damit Discord sie anzeigen kann. Verwende dafür keine Bilder mit personenbezogenen Daten Dritter.
• Social Media: Der Server-Betreiber hinterlegt YouTube- und Twitch-Kanäle (Kanal-ID, Name, Profilbild-Link, Kanal-Link) sowie Einstellungen zur Benachrichtigung. Der Bot ruft dafür regelmäßig öffentliche Informationen bei YouTube (RSS-Feed, öffentliche Video-Seiten) und Twitch (Twitch-API) ab, z. B. Titel neuer Videos oder ob ein Kanal live ist. Personenbezogene Daten deiner Discord-Mitglieder werden dabei nicht an YouTube oder Twitch übermittelt; die Anbieter erhalten die IP-Adresse unseres Servers. Vorschaubilder werden in den Discord-Nachrichten per Link von YouTube bzw. Twitch eingebunden.
• TikTok-Benachrichtigungen: Meldungen zu neuen TikTok-Videos sind nur für TikTok-Accounts möglich, deren Inhaber sich selbst über einen Verbindungslink mit TikTok (Login Kit) bei Velora anmelden und den Zugriff bestätigen. Dabei erhalten wir von TikTok die Kennung (Open ID), den Anzeigenamen, den Benutzernamen, das Profilbild und den Profil-Link des Accounts sowie – über die Display API – Titel, Beschreibung, Vorschaubild, Link und Veröffentlichungszeitpunkt seiner öffentlichen Videos. Die Zugriffs- und Erneuerungs-Token von TikTok werden verschlüsselt gespeichert. Wir können damit nichts auf TikTok veröffentlichen oder ändern. Die Daten dienen allein dazu, neue Videos im vom Server-Betreiber gewählten Discord-Kanal anzukündigen. Der Zugriff lässt sich jederzeit in der TikTok-App (Einstellungen → Sicherheit & Berechtigungen → Apps und Dienste) widerrufen; wird der Account im Dashboard entfernt, löschen wir die gespeicherten Token sofort.
• Einladungen: Sofern der Server-Betreiber das Modul aktiviert, erkennt der Bot beim Beitritt eines Mitglieds, über welche Einladung es gekommen ist, und speichert Einlader, eingeladenes Mitglied, den Einladungscode sowie Beitritts- und ggf. Austrittszeitpunkt. Für eine einfache Erkennung missbräuchlich erstellter Konten wird zusätzlich geprüft, wie alt das Discord-Konto ist. Diese Angaben dienen einer Rangliste sowie optionalen Rollen-Belohnungen; sie werden nicht an Dritte weitergegeben.
• Leveling: Sofern der Server-Betreiber das Modul aktiviert, speichert der Bot pro Mitglied und Server die Nutzer-ID, die gesammelten Erfahrungspunkte (XP), das Level, die Anzahl der gezählten Nachrichten, die Zeit in Sprachkanälen sowie den Zeitpunkt der letzten gezählten Nachricht (für den Cooldown). Dafür wird bei jeder Nachricht nur geprüft, ob und wann sie gezählt wird; der Nachrichtentext wird nicht gespeichert. Die Daten dienen der Level-Anzeige (/level), der Rangliste und optionalen Rollen-Belohnungen.
• Server-Sicherheit: Sofern der Server-Betreiber die Funktionen aktiviert, prüft der Bot (a) bei der Verifizierung (Knopf, optional mit Quiz) die Antworten des Mitglieds und vergibt bzw. entfernt die gewählten Rollen; die Quizfragen und Antwortmöglichkeiten legt der Server-Betreiber fest, (b) das Alter des Discord-Kontos beim Beitritt (Mindest-Account-Alter) mit der gewählten Folge (Hinweis im Log oder Kick), (c) die Anzahl der Beitritte in einem kurzen Zeitraum (Anti-Raid), um eine Meldung auszulösen oder den Server zu sperren, und (d) Bild-Anhänge in Nachrichten auf bekannte Betrugs-Bilder (Scam-Bilder). Dafür wird aus dem Bild ein Prüfwert (Hash) berechnet und mit der Sperrliste des Servers verglichen; das Bild selbst wird nicht gespeichert. Bei einem Treffer wird die vom Server-Betreiber gewählte Maßnahme ausgeführt (Löschen, Verwarnung, Timeout oder Bann) und als Fall mit Nutzer-ID und Grund protokolliert. Postet eine Gruppe verschiedener Mitglieder kurz hintereinander dasselbe Bild, kann dessen Prüfwert automatisch in die Sperrliste aufgenommen werden. Zusätzlich kann der Server-Betreiber den Anti-Nuke-Schutz aktivieren: Dabei liest der Bot das Audit-Log des Servers und zählt pro Person, wie oft in einem kurzen Zeitraum bestimmte Aktionen ausgeführt wurden (Kanäle oder Rollen löschen oder erstellen, Rollenrechte ändern, Mitglieder bannen oder kicken, Webhooks anlegen). Wird ein vom Betreiber festgelegtes Limit erreicht, führt der Bot die gewählte Maßnahme aus (Rollen entziehen, Timeout, Kick oder Bann), benachrichtigt den Server-Eigentümer und die betroffene Person per Nachricht und protokolliert den Vorfall mit Nutzer-ID, Aktion, Anzahl und den entzogenen Rollen. Gelöschte Kanäle und Rollen der betroffenen Person werden dazu für 30 Minuten im Arbeitsspeicher vorgehalten, um sie wiederherstellen zu können; sie werden nicht dauerhaft gespeichert. Neu hinzugefügte Bots mit weitreichenden Rechten werden gemeldet oder entfernt.
• Teamverwaltung: Der Bot protokolliert Rangänderungen im Team (Rolle, betroffenes Teammitglied, ausführende Person, Zeitpunkt) und speichert Team-Verwarnungen (Fallnummer, Nutzer-ID, ausführende Person, Grund, Zeitpunkt, Status). Optional werden Rang-Ankündigungen im vom Server-Betreiber gewählten Kanal veröffentlicht und eine fortlaufend aktualisierte Teamliste mit Anzeigenamen der Teammitglieder geführt. Die Daten sind für die Teamleitung im Dashboard einsehbar. Optional können sich Teammitglieder über /abwesend selbst in eine Abwesenheitsliste eintragen; dafür speichert der Bot Nutzer-ID, Grund, Dauer, Start- und Endzeitpunkt, den Status sowie – bei eingeschalteter Genehmigung – die entscheidende Person und eine optionale Begründung der Ablehnung. Abgelaufene oder zurückgemeldete Einträge verschwinden aus der Liste; die Entscheidung wird dem Mitglied per Direktnachricht mitgeteilt. Optional kann das Modul „Rang-Aufstieg“ Beförderungen vorschlagen oder durchführen: Dafür wertet der Bot vorhandene Daten aus (von einem Teammitglied betreute Tickets und Voice-Support-Fälle, Bewertungen, ausgesprochene Moderationsmaßnahmen, Dauer im Rang, aktive Team-Verwarnungen) und speichert je Teammitglied und Laufbahn den aktuellen Rang samt Startzeitpunkt der Zählung sowie jeden Beförderungsvorschlag (Nutzer-ID, bisherige und neue Rolle, die zugrunde liegenden Zahlen, Status, entscheidende Person, Zeitpunkt). Vorschläge erscheinen im vom Server-Betreiber gewählten Kanal. Optional wird eine Beförderung dem Mitglied zuvor als Angebot im gewählten Kanal vorgelegt (gespeichert werden Nutzer-ID, ausführende Person, Rollen, Grund, Frist und Status) und erst nach seiner Bestätigung durchgeführt. Diese Daten sind für die Teamleitung im Dashboard einsehbar und werden gelöscht, wenn der Server-Betreiber die Daten des Servers löscht.
• Proberollen: Der Bot speichert für jede laufende Probezeit die Nutzer-ID, die Probe- und die Zielrolle sowie Start- und Ablaufzeitpunkt. Nach Ablauf wird die Rolle automatisch gewechselt bzw. die Probezeit durch das Team bestätigt oder abgebrochen; optional erhält das Mitglied eine Direktnachricht.
• Reaction Roles: Der Bot veröffentlicht vom Server-Betreiber gestaltete Panels mit Knöpfen oder einer Auswahl und vergibt bzw. entfernt die gewählte Rolle, wenn ein Mitglied darauf klickt. Dabei wird nur die Rolle des Mitglieds geändert; die einzelnen Klicks werden nicht gespeichert.
• Ticket-Auto-Antworten: Der Server-Betreiber legt Stichwörter und Antworten fest. In offenen Tickets prüft der Bot Nachrichten des Ticket-Erstellers im Moment des Eingangs auf diese Stichwörter und antwortet bei einem Treffer; die Nachricht selbst wird dafür nicht zusätzlich gespeichert. Pro Antwort werden nur Zähler (wie oft ausgelöst, „Hat geholfen“, „Team holen“) geführt, keine Nutzer-Zuordnung.
• Lockdown & Team-Überblick: Mit /lockdown sperrt das Team Kanäle; dafür speichert der Bot je gesperrtem Kanal die Kanal-ID, die vorherigen Rechte von @everyone, die ausführende Person, den Grund und den Zeitpunkt und löscht den Eintrag beim Aufheben mit /unlock. /teamview wertet bereits vorhandene Ticket- und Voice-Support-Daten (Betreuer, Zeitpunkte, Bewertungen) für die Teamleitung aus; es werden dafür keine zusätzlichen Daten gespeichert.
• Formulare: Wenn Mitglieder ein vom Server-Betreiber erstelltes Formular ausfüllen, speichert der Bot den Formularnamen, die Nutzer-ID und den Namen des Mitglieds, die Antworten (ggf. Dateinamen von Anhängen), den Status (offen, angenommen, abgelehnt) sowie Entscheider, Zeitpunkt und Begründung. Die Einreichung wird im Team-Kanal zur Prüfung angezeigt; je nach Einstellung erhält das Mitglied Rollen, eine Direktnachricht oder ein Ticket.
• Server-Statistiken: Der Bot legt vom Server-Betreiber gewählte Sprachkanäle an und benennt sie nach einem Zählerstand (z. B. Mitgliederzahl, Anzahl Bots, Boosts, Rollen oder Kanäle, Mitglieder in einer Rolle, Spieler eines Spiele-Servers sowie – serverübergreifend – die Zahl der Server und Mitglieder von Velora). Gespeichert werden nur die Einstellungen, der Kanal und der zuletzt ermittelte Zählerstand; es werden keine Daten einzelner Mitglieder gespeichert. Für Spiele-Server fragt der Bot die vom Betreiber eingetragene Server-Adresse ab; bei Roblox-Spielen die Spiel-ID bei der öffentlichen Roblox-Schnittstelle und bei ER:LC den vom Betreiber eingetragenen Server-Key bei der Schnittstelle von ER:LC (der Key wird geschützt gespeichert und im Dashboard nicht angezeigt).
• Kanalsperren: Für jede Regel speichern wir die Kanal-ID, die gewählten Rollen-IDs, die Öffnungszeiten, die Wochentage und die Zeitzone. Beim Sperren merkt sich der Bot die vorherigen Kanal-Rechte der betroffenen Rollen, um sie beim Öffnen wiederherzustellen. Auf Wunsch trennt der Bot beim Schließen Mitglieder aus dem Sprachkanal; dabei werden keine Daten einzelner Mitglieder gespeichert.
• ER:LC: Für die Anbindung speichern wir den vom Betreiber eingetragenen Server-Key (verschlüsselt, im Dashboard nie angezeigt), die gewählten Kanäle und Rollen, den Namen des ER:LC-Servers sowie Zähler, bis zu welchem Eintrag Protokolle bereits gepostet wurden. Protokolle (Beitritte, Kills, Befehle, Mod-Calls) werden in den vom Betreiber gewählten Kanal gepostet. Über den Bot ausgelöste Aktionen im Spiel (z. B. Kick, Ban, Ansage) speichern wir 60 Tage mit Aktion, Ziel-Spieler, ausführender Person und Zeitpunkt. Für die freiwillige Verknüpfung mit Roblox („/erlc verknüpfen“) speichern wir Discord-ID, Roblox-ID und Roblox-Namen; zur Bestätigung liest der Bot für kurze Zeit die öffentliche Profilbeschreibung des Roblox-Kontos. Die Verknüpfung kannst du jederzeit mit „/erlc trennen“ löschen.
• Team-Verwaltung im Panel: Verwarnungen, Rang-Änderungen und das Entfernen aus dem Team werden wie bisher als Fall mit Mitglied, ausführender Person, Grund und Zeitpunkt protokolliert. Pro Team-Rolle speichern wir außerdem die ausgewählten zugehörigen Rollen.
• Kanalregeln: Für jede Regel speichern wir die Kanal-ID, die erlaubten Inhaltstypen, die Ausnahme-Rollen, die Einstellung zum Hinweis sowie einen Zähler der entfernten Nachrichten mit dem Zeitpunkt der letzten Entfernung. Der Bot prüft dafür Nachrichten (Text, Anhänge und Links) in den Kanälen mit Regel und löscht Verstöße; der Nachrichtentext wird dabei nicht gespeichert.
• Nickname Manager: Pro Regel speichern wir die Rollen-ID und die Nickname-Vorlage sowie einen Zähler der gesetzten Nicknames mit dem Zeitpunkt der letzten Anwendung. Beim Setzen eines Nicknames liest der Bot den Anzeigenamen und den aktuellen Nickname des Mitglieds; diese Namen werden nicht gespeichert.
• Spiele: Für die Spielstatistik speichern wir je Server die Discord-Nutzer-ID sowie Siege, Niederlagen und Unentschieden je Spiel. Laufende Partien (Spieler, Spielstand) liegen nur im Arbeitsspeicher und gehen beim Neustart verloren. Beim Zählspiel speichern wir pro Server den aktuellen Zählerstand, den Rekord und die Nutzer-ID der zuletzt zählenden Person. Beim Emoji-Quiz speichern wir je Server die Nutzer-ID mit der Zahl der richtigen Antworten und den gesammelten Punkten; laufende Quizrunden liegen nur im Arbeitsspeicher. Bei der Wortkette speichern wir je Server den Stand der Kette (letztes Wort, Länge, Rekord) und alle Wörter der laufenden Kette mit der Nutzer-ID der Person, die das Wort genannt hat. Ist die Wörterbuch-Prüfung der Wortkette eingeschaltet (der Server-Betreiber kann sie abschalten), ruft der Bot für jedes genannte Wort das öffentliche Wiktionary (Wikimedia Foundation) ab; dabei erhält der Anbieter das Wort und die IP-Adresse unseres Servers, aber keine Nutzer- oder Serverdaten. Die Daten werden mit dem Server gelöscht.
• Geburtstage: Wenn ein Mitglied seinen Geburtstag einträgt, speichern wir je Server die Discord-Nutzer-ID mit Tag und Monat, auf Wunsch dem Geburtsjahr, der Einstellung, ob das Alter angezeigt werden darf, und dem Jahr der letzten Gratulation. Der Bot gratuliert damit im gewählten Kanal, vergibt auf Wunsch eine Rolle für 24 Stunden und schickt auf Wunsch eine Direktnachricht. Ein Eintrag gilt nur für den jeweiligen Server und ist freiwillig; Mitglieder löschen ihn jederzeit mit /geburtstag entfernen, der Server-Betreiber kann Einträge im Dashboard löschen. Die Daten werden mit dem Server gelöscht.
• Wirtschaft: Für die Server-Währung speichern wir je Server die Discord-Nutzer-ID mit Bargeld, Bankguthaben, den Zeitpunkten der letzten Abholungen (tägliche Belohnung, Arbeit, Rollen-Einkommen, Raubüberfall) und der aktuellen Serie, dazu das Inventar mit gekauften Artikeln sowie die Rollen, die über den Shop auf Zeit vergeben wurden. Buchungen (tägliche Belohnung, Arbeit, Überweisungen, Käufe, Spiele, Raubüberfälle und Eingriffe des Teams) mit Betrag, beteiligten Nutzer-IDs und Zeitpunkt löschen wir nach 60 Tagen. Verlässt ein Mitglied den Server und kehrt nicht zurück, werden sein Konto, Inventar und seine Rollen-Vergaben 30 Tage nach dem Austritt gelöscht. Alle Daten werden außerdem mit dem Server gelöscht.
• Willkommens- und Level-Karten: Wenn der Server-Betreiber die Karten-Designer nutzt, erzeugt der Bot beim Beitritt, beim Austritt oder bei einem Level-Aufstieg ein Bild mit dem Anzeigenamen und dem Profilbild des Mitglieds (bei der Level-Karte zusätzlich Level und XP). Das Profilbild wird dafür von Discord geladen; das erzeugte Bild wird nicht dauerhaft gespeichert und nur in den Kanal gesendet. Ein vom Server-Betreiber hochgeladenes Hintergrundbild wird in den Server-Uploads gespeichert und zählt zum Speicherplatz des Servers.
• Eigene Sprachkanäle: Betritt ein Mitglied einen vom Server-Betreiber gewählten Erstellungs-Kanal, legt der Bot einen eigenen Sprachkanal an und verschiebt das Mitglied hinein. Solange der Kanal besteht, speichern wir die Kanal-ID und die Nutzer-ID des Besitzers sowie die ID der Verwaltungs-Nachricht; beim Löschen des Kanals entfällt der Eintrag. Sperren, Zulassungen und das Verstecken setzt der Bot als Kanal-Rechte direkt bei Discord. Darüber hinaus werden keine Daten einzelner Mitglieder gespeichert.
• Team-Kalender (Meetings): Legen Teammitglieder mit der entsprechenden Berechtigung einen Termin an, speichern wir Titel, Art, Beschreibung, Beginn und Ende, den gewählten Kanal, die Nutzer-IDs von Leitung, Ersteller und Teilnehmern, gewählte Rollen, Zeitpunkt und Nutzer-ID der letzten Änderung, gegebenenfalls – wenn die Anwesenheitserfassung aktiv ist – für jede Person den eingetragenen Status (anwesend, entschuldigt oder nicht da) mit Zeitpunkt und Nutzer-ID der erfassenden Person, gegebenenfalls einen Absagegrund sowie – wenn Zu- und Absagen aktiv sind – die Antwort (Zusage oder Absage) jeder eingeladenen Person. Um anzuzeigen, wer zu einem Termin abgemeldet ist, liest der Bot die Abwesenheitsliste des Servers; für Einladungen über Rollen hält der Bot eine Liste der Teammitglieder (Nutzer-ID, Anzeigename, Team-Rollen). Termine werden nach ihrem Ende automatisch gelöscht, je nach Plan nach 30 bis 365 Tagen, und mit der Löschung der Serverdaten.
• Server-Log: Wenn der Server-Betreiber das Modul aktiviert, sendet der Bot ausgewählte Ereignisse (z. B. gelöschte oder bearbeitete Nachrichten, Beitritte und Austritte, Bans, Rollen-, Kanal- und Sprachkanal-Änderungen) mit betroffener Person, Inhalt (z. B. Nachrichtentext, soweit dem Bot bekannt) und – bei Zugriff auf das Audit-Log – ausführender Person als Nachricht in die vom Betreiber gewählten Kanäle seines Servers. Dafür merkt sich der Bot Nachrichten auf Servern mit aktivem Server-Log (Löschen/Bearbeiten) höchstens 48 Stunden lang und nur flüchtig im Arbeitsspeicher; bei einer Löschung wird der Eintrag sofort entfernt, bei einem Bot-Neustart ist alles verworfen; in der Datenbank von Velora werden ausschließlich die Einstellungen (aktive Ereignisse, Ziel-Kanäle, ignorierte Kanäle) gespeichert. Die Meldungen selbst liegen in Discord und unterliegen der Verantwortung des Server-Betreibers.
• Fehlerprotokoll: Bei unerwarteten technischen Fehlern speichern wir einen Fehler-Code mit Zeitpunkt, Fehlermeldung, betroffenem Bereich sowie – sofern vorhanden – Server- und Nutzer-ID, um den Fehler beheben zu können. Diese Einträge werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht; beim Löschen aller Daten eines Servers im Dashboard werden die Einträge dieses Servers entfernt.

Der Bot nutzt von Discord die besonderen Berechtigungen „Message Content“ (Nachrichteninhalte) und „Server Members“ (Mitgliederliste und -ereignisse). „Message Content“ benötigen wir für die Auto-Moderation (z. B. Anti-Spam, Anti-Link, Anti-Invite, Anti-Caps), das Leveling (Zählen von Nachrichten), die Erkennung von Betrugs-Bildern, die Transkript-Funktion und das automatische Ticket-Handling. „Server Members“ benötigen wir für Beitritts- und Austrittsereignisse (Willkommen, Auto-Rollen, Einladungen, Mindest-Account-Alter, Anti-Raid), Rollenänderungen (Proberollen, Teamliste, verknüpfte Moderation) sowie das Laden der Mitgliederliste für Rangliste und Teamliste. Nachrichten außerhalb von Ticket-Kanälen werden dabei nicht gespeichert, sondern nur im Moment des Eingangs geprüft; gespeichert werden lediglich die oben genannten Ergebnisse (z. B. XP, Fälle). Für die Anti-Spam-Erkennung werden Zeitstempel kurzzeitig im Arbeitsspeicher gehalten. Wir nutzen den „Presence“-Intent (Online-Status) nicht.

Der Bot sendet in bestimmten Fällen Direktnachrichten an Nutzer, z. B. eine Zusammenfassung mit Bewertungsmöglichkeit nach einem geschlossenen Ticket oder Voice-Support-Fall, die Benachrichtigung über einen akzeptierten Vorschlag oder – wenn der Server-Betreiber es aktiviert hat – über Moderationsmaßnahmen, über das Ablaufen einer Verwarnung oder über den Bearbeitungs-Status eines Vorschlags.

Der Velora-Support kann auf Wunsch eines Server-Betreibers vorübergehend im Dashboard dieses Servers helfen („Fernzugriff“). Das ist nur möglich, wenn ein berechtigter Support-Mitarbeiter (Mitglied des Velora-Teams mit der Rolle „Support Engineer“ auf dem Velora-Support-Server) den Zugriff beantragt und der Server-Eigentümer ausdrücklich zustimmt. Der Eigentümer erhält dafür eine Direktnachricht (DM) des Bots und entscheidet, ob und für wie lange (1 Stunde, 24 Stunden oder 7 Tage) der Zugriff gilt. Er kann den Zugriff jederzeit im Dashboard unter „Einstellungen“ beenden; nach Ablauf endet er automatisch.

• Welche Daten werden verarbeitet: Server-ID, Discord-ID und Name des Supporters, der angegebene Grund (die Zugehörigkeit zur Support-Rolle wird bei Discord abgefragt und nur kurz im Arbeitsspeicher vorgehalten, aber nicht gespeichert), Zeitpunkte (Antrag, Freigabe, Ablauf, Ende), Status sowie ein Protokoll der Aktionen (zum Beispiel Änderungen, abgelehnte Löschversuche und Suchen nach Servernamen).
• Was der Supporter sehen und tun kann: Mit Freigabe kann er die Dashboard-Seiten dieses Servers einsehen und Einstellungen und Module verwalten. Dabei können Daten sichtbar sein, die der Server-Betreiber im Dashboard verwaltet (zum Beispiel Tickets, Transkripte, Moderationsfälle, Nutzer-IDs). Löschen und Entfernen ist für den Fernzugriff technisch gesperrt. Der Supporter erhält keine zusätzlichen Rechte auf dem Discord-Server selbst.
• Fehlerprotokoll im Banner: Während des Fernzugriffs sieht der Supporter ein kleines Protokoll mit den Fehlermeldungen dieses Servers seit Beginn des Zugriffs (Fehlercode, Bereich, Meldung, Uhrzeit) und seinen eigenen Aktionen. Rohe Bot-Logs und Daten anderer Server sind nicht enthalten. Die Einsicht wird im Protokoll des Server-Eigentümers vermerkt.
• Zweck und Rechtsgrundlage: Bereitstellung von Support auf Anfrage des Server-Betreibers sowie Sicherheit und Nachvollziehbarkeit des Zugriffs (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO).
• Speicherdauer: Anträge und das Protokoll werden gespeichert, solange sie für den Nachweis und die Sicherheit des Zugriffs erforderlich sind, und danach gelöscht. Der Server-Eigentümer kann das Protokoll in den Einstellungen einsehen.
• Hinweis für Server-Betreiber: Wer Fernzugriff freigibt, ermöglicht dem Support Einblick in die Daten seiner Community. Du bist als Server-Betreiber dafür verantwortlich, deine Mitglieder entsprechend zu informieren (siehe Abschnitt 8).

Aktiviert ein Server-Betreiber das Modul „Entbannungen“, können gebannte Personen auf einer öffentlichen Seite (velorabot.de/appeal/<Server-ID>) einen Antrag auf Aufhebung ihres Banns stellen. Die Anmeldung erfolgt über Discord (siehe Abschnitt 5). Wir nutzen dafür nur deinen Namen, deine Discord-ID und dein Profilbild; die Serverliste, die Discord beim Login mitschickt, lesen und speichern wir nicht. Du siehst auf der Seite ausschließlich deinen eigenen Bann.

• Welche Daten werden verarbeitet: Discord-ID, Anzeigename und Adresse des Profilbilds, der bei Discord hinterlegte Banngrund, deine Antworten auf die Fragen des Servers, Rückfragen des Teams und deine Antworten, Status und Zeitpunkte des Antrags, bei Annahme der Code der Einladung und – falls der Server eine Bewährungsrolle eingestellt hat – deren Ablaufzeitpunkt. Wenn du Benachrichtigungen im Browser aktivierst, speichern wir zusätzlich die technischen Daten deines Browser-Abonnements (Adresse des Push-Dienstes und Schlüssel).
• Wer sieht die Daten: das Team des betroffenen Servers (im vom Server-Betreiber gewählten Discord-Kanal, in einem Thread und im Dashboard) sowie Velora technisch als Betreiber des Bots. Andere Nutzer sehen deinen Antrag nicht.
• Zweck und Rechtsgrundlage: Durchführung deines Antrags auf deinen Wunsch (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und das berechtigte Interesse des Server-Betreibers an einer nachvollziehbaren Moderation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Browser-Benachrichtigungen erfolgen nur mit deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du jederzeit in den Browser-Einstellungen widerrufen kannst. Für die Entscheidung über den Bann ist der Server-Betreiber verantwortlich (siehe Abschnitt 8).
• Benachrichtigung: Der Bot versucht, dir eine Direktnachricht zu schicken. Das kann scheitern, wenn du keinen Server mit dem Bot teilst oder Direktnachrichten gesperrt sind. Der aktuelle Stand steht immer auf der Antragsseite.
• Speicherdauer: Offene Anträge bis zur Entscheidung. Entschiedene, zurückgezogene und abgelaufene Anträge werden 90 Tage nach der Entscheidung automatisch gelöscht, Browser-Abonnements spätestens nach 90 Tagen. Ein dabei angelegter Moderationsfall („Entbannung“) gehört zu den Fällen des Servers und richtet sich nach dessen Einstellungen. Wird der Bot vom Server entfernt, werden die Daten des Servers gelöscht.
• Technisches: Zur Begrenzung von Missbrauch zählen wir Anfragen kurzzeitig im Arbeitsspeicher pro IP-Adresse und Konto; das wird nicht gespeichert. Für die Sprachwahl setzen wir das technisch notwendige Cookie „appeal_lang“.
• Deine Rechte: Du kannst Auskunft, Berichtigung und Löschung deiner Antragsdaten verlangen, siehe Abschnitt 12. Einen offenen Antrag kannst du auf der Seite jederzeit selbst zurückziehen.

Server-Betreiber entscheiden selbst, welche Module sie aktivieren und wie sie die Daten ihrer Community nutzen. Für die Verarbeitung der Daten ihrer Mitglieder sind sie in der Regel selbst verantwortlich und müssen ihre Mitglieder entsprechend informieren; wir verarbeiten diese Daten insoweit in ihrem Auftrag, um die gewählten Funktionen bereitzustellen. Auf Wunsch schließen wir hierüber eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (Art. 28 DSGVO) ab.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse der Server-Betreiber und Mitglieder an einem funktionierenden Support, an Moderation und Community-Verwaltung sowie am Schutz vor Missbrauch. Soweit ein Vertragsverhältnis besteht (z. B. Ticket-Erstellung auf eigenen Wunsch), zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Speicherdauer: Die Daten werden gespeichert, solange der Bot auf dem Server im Einsatz ist bzw. bis sie vom Server-Betreiber im Dashboard (z. B. unter „Cases“) gelöscht oder auf Anfrage bei uns entfernt werden.

• Discord: Der Bot und die Anmeldung setzen die Plattform von Discord voraus (Discord Netherlands B.V. bzw. Discord Inc., USA). Discord verarbeitet Daten in eigener Verantwortung; Informationen findest du unter discord.com/privacy. Eine Übermittlung in die USA stützt sich auf die von Discord genannten Garantien (z. B. Standardvertragsklauseln).
• Hosting-Anbieter: Verarbeitung der Server- und Anwendungsdaten in unserem Auftrag.
• YouTube und Twitch: Für das Modul Social Media rufen wir öffentliche Kanal-Informationen bei YouTube (Google Ireland Limited bzw. Google LLC, USA) und Twitch (Twitch Interactive, Inc., USA) ab. Für die Funktion TikTok-Benachrichtigungen rufen wir mit Einwilligung des jeweiligen Account-Inhabers Profil- und Videoinformationen über die Schnittstellen von TikTok (TikTok Technology Limited, Irland, bzw. TikTok Inc., USA) ab. Diese Anbieter verarbeiten die Anfragen in eigener Verantwortung; Informationen findest du in deren Datenschutzerklärungen. Eine Übermittlung in die USA stützt sich auf die von den Anbietern genannten Garantien (z. B. Standardvertragsklauseln).
• Push-Dienste der Browser-Anbieter: Wenn du Push-Benachrichtigungen aktivierst, werden diese über den Dienst deines Browser-Anbieters zugestellt (Google LLC bzw. Google Ireland Limited, Mozilla Corporation, Apple Inc.). Diese Anbieter verarbeiten die technische Adresse deines Geräts und den Meldungstext in eigener Verantwortung. Eine Übermittlung in die USA stützt sich auf die von den Anbietern genannten Garantien (z. B. Standardvertragsklauseln bzw. das EU-US Data Privacy Framework).
• Eine darüber hinausgehende Weitergabe an Dritte oder ein Verkauf deiner Daten findet nicht statt.

Die Auto-Moderation kann Nachrichten nach vom Server-Betreiber festgelegten Regeln automatisch entfernen und Fälle protokollieren. Es findet keine Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt; Maßnahmen wie Mute, Kick oder Bann werden von Menschen ausgelöst oder vom Server-Betreiber ausdrücklich konfiguriert (z. B. Warnlimit). Beim Modul „Entbannungen“ kann der Server-Betreiber einstellen, dass ein Antrag automatisch abgelehnt wird, wenn eine Rückfrage nicht innerhalb der Frist beantwortet wird; über Annahme oder Ablehnung entscheidet sonst das Team des Servers.

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz deiner Daten, darunter die verschlüsselte Übertragung per HTTPS/TLS, eine geschützte Sitzungsverwaltung und Zugriffsprüfungen: Das Dashboard zeigt und ändert Daten nur für Server, die du in Discord verwalten darfst. Zur Datensicherung werden regelmäßig Sicherungskopien der Datenbank angelegt und nach spätestens 7 Tagen automatisch gelöscht.

Wird der Bot von einem Server entfernt, löschen wir die Daten dieses Servers, einschließlich TikTok-Verbindungen und Benachrichtigungs-Abonnements; aus den Sicherungskopien verschwinden sie spätestens nach 7 Tagen. Nicht gelöscht werden Nachweisdaten: das Protokoll von Fernzugriffen des Velora-Supports (Server-ID, Support-Mitarbeiter, Aktion, Zeitpunkt), Zahlungs- und Abonnement-Ereignisse (Anbieter, Ereignistyp, Server-ID, Zeitpunkt) sowie Rückmeldungen im Feedback-Formular, die zu deinem Konto und nicht zu einem Server gehören (siehe 5b).

Dir stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

• Auskunft über die zu deiner Person gespeicherten Daten (Art. 15),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16),
• Löschung (Art. 17) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21),
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3).

Zur Ausübung deiner Rechte schreibe uns an kontakt@velorabot.de – am besten mit deiner Discord-Nutzer-ID und dem betroffenen Server, damit wir deine Daten zuordnen können. Betrifft dein Anliegen die Daten auf einem bestimmten Discord-Server, wende dich bitte auch an dessen Betreiber.

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, z. B. beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz (datenschutz.rlp.de) oder der Aufsichtsbehörde an deinem Wohnort.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Funktionen des Bots oder des Dashboards oder die rechtlichen Vorgaben ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.